La historia clínica es el documento más sensible que maneja una consulta de psicología. Contiene datos de salud de alta confidencialidad y su gestión está regulada tanto por el RGPD como por la legislación sanitaria autonómica. Una de las preguntas más frecuentes entre psicólogos es: ¿cuánto tiempo tengo que guardar los expedientes de mis pacientes?

Marco legal que regula la conservación

En España, la historia clínica está regulada principalmente por la Ley 41/2002, de autonomía del paciente, que fija un mínimo de conservación de 5 años desde el alta del episodio asistencial. Sin embargo, esta ley es de mínimos: cada comunidad autónoma puede establecer plazos más largos, y muchas lo hacen.

Plazos por comunidad autónoma

A continuación los plazos de conservación mínima de la historia clínica según la normativa de cada comunidad:

• Andalucía: 5 años desde el alta
• Aragón: 5 años
• Asturias: 5 años
• Baleares: 5 años
• Canarias: 5 años
• Cantabria: 5 años
• Castilla-La Mancha: 5 años
• Castilla y León: 10 años
• Cataluña: 10 años desde el último episodio
• Comunidad Valenciana: 10 años
• Extremadura: 5 años
• Galicia: 15 años desde el último proceso asistencial
• La Rioja: 5 años
• Madrid: 5 años
• Murcia: 5 años
• Navarra: 5 años
• País Vasco: 10 años

En todos los casos, el plazo empieza a contar desde el último acto clínico, no desde el inicio del tratamiento. Si un paciente lleva 3 años en terapia y la última sesión fue hace 2, el contador empieza ahora.

Casos especiales: menores y fallecidos

Para pacientes menores de edad, el plazo mínimo de 5 años empieza a contar desde que alcanzan la mayoría de edad (18 años), no desde el alta. En la práctica, esto puede implicar conservar expedientes durante 20 o más años.

Cuando un paciente fallece, los familiares pueden tener derecho de acceso a la historia clínica, salvo que el paciente hubiera expresado su voluntad contraria. Debes conservar el expediente el mismo tiempo que para cualquier otro paciente.

Conservación mínima vs. conservación indefinida

El RGPD introduce el principio de limitación del plazo de conservación: no puedes guardar datos más tiempo del necesario. Esto significa que, una vez transcurrido el plazo legal, deberías destruir o anonimizar la historia clínica.

Sin embargo, en la práctica muchos psicólogos mantienen expedientes más allá del mínimo legal por razones clínicas o de gestión. Si decides conservarlos más tiempo, debes poder justificar una base legal para ello (por ejemplo, defensa ante posibles reclamaciones) y documentarlo en tu RAT.

Cómo proteger físicamente y digitalmente los expedientes

Expedientes en papel: deben guardarse en un armario o archivo con llave, en un espacio de acceso restringido. No deben estar visibles en la sala de espera ni en zonas de paso. Al destruirlos, usa una destructora de documentos o un servicio certificado de destrucción segura.

Expedientes digitales: el software de historia clínica debe tener control de accesos (solo tú puedes acceder a los expedientes de tus pacientes), copias de seguridad automáticas, y los datos deben estar cifrados. Si usas un proveedor en la nube, verifica que tiene el contrato de encargado del tratamiento firmado.

Correo electrónico: no uses el email como sistema de archivo de historia clínica. Si recibes documentos o informes por email, descárgalos al sistema clínico y elimínalos de la bandeja de entrada.

Qué hacer cuando el paciente pide que borres su historia

El derecho de supresión (artículo 17 del RGPD) no es absoluto. Si el paciente pide que borres su historia clínica, puedes negarte si hay una obligación legal de conservarla —que en el caso de la historia clínica la hay, durante el plazo mínimo legal. Debes informar al paciente de esta limitación y de los plazos aplicables.

Una vez transcurrido el plazo legal, sí debes atender la solicitud de supresión si el paciente la reitera.

Preguntas frecuentes

¿Puedo destruir el expediente antes del plazo si el paciente me lo pide?
No si hay obligación legal de conservarlo. La Ley 41/2002 y la normativa autonómica prevalecen sobre el derecho de supresión del RGPD en este punto concreto.

¿La historia clínica en papel y la digital tienen los mismos plazos?
Sí. El soporte (papel o digital) no modifica los plazos de conservación.

¿Qué hago con los expedientes de pacientes que llevan muchos años sin contactarme?
Aplica el plazo desde el último contacto clínico. Si ha pasado el tiempo mínimo legal, puedes destruirlos. Si no, debes conservarlos.